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翻譯人員如何提升工作效率Tips

發(fā)布時(shí)間: 2024年08月19日瀏覽量:
對(duì)于翻譯崗位工作者,首先必須了解業(yè)務(wù),做到質(zhì)量有保障。在達(dá)到這一要求之后,提升效率往往成為另一個(gè)重點(diǎn)關(guān)注的方向。

想要提升工作效率,少不了專業(yè)知識(shí)和能力的積累。平時(shí)工作中的很多細(xì)節(jié)也是突破點(diǎn),例如:辦公環(huán)境、任務(wù)管理方式等。它們可以更好地輔助我們的工作流程,進(jìn)而提升工作效率。


辦公環(huán)境


我們說的辦公環(huán)境,主要包括桌面、硬盤、郵件、瀏覽器管理四個(gè)方面。



桌面管理:桌面文件或快捷方式可以按文件夾分類整理,將最常用的應(yīng)用和文件放在文 件夾外。保持桌面的整潔有序,找文件時(shí)一目了然。很多小伙伴喜歡直接將文件隨意放在桌面上,但一旦文件數(shù)量多了,找起來就會(huì)非常費(fèi)勁,反而浪費(fèi)時(shí)間。暫時(shí)將文件放在桌面當(dāng)然 可以,但一定要定期整理,如按照項(xiàng)目完成情況 或者每半個(gè)月、一個(gè)月整理一次。


硬盤管理:很多新員工的電腦上,磁盤未分區(qū),或者只有一個(gè)或兩個(gè)分區(qū)。這會(huì)導(dǎo)致所有文件都在一個(gè)磁盤里,信息檢索效率低。可以求助IT人員幫忙進(jìn)行磁盤分區(qū),如翻譯任務(wù)放在D盤、應(yīng)用軟件在E盤、其他材料在F盤等,且盡量將保存翻譯任務(wù)的磁盤空間預(yù)留最大。在每個(gè)磁盤中的文件夾命名也可考慮按照年份或者數(shù)字和時(shí)間開頭,如“01-Q1季度翻譯任務(wù)”,需要尋找文件時(shí)則可按圖索驥。




郵件管理:郵件是日常工作必不可少的信息傳遞方式。面對(duì)每天大量的郵件往來,我們可以對(duì)郵件進(jìn)行文件夾分類,如翻譯任務(wù)、會(huì)議、其他工作等。對(duì)閱讀過的郵件打上標(biāo)記,并定期刪除無用的郵件。以常用的Outlook為例,它會(huì)定期對(duì)郵件進(jìn)行備份,歷史郵件記錄均可長期保留下來。


瀏覽器管理:推薦使用Chrome瀏覽器。 我們可以充分利用瀏覽器的收藏夾功能。對(duì)于新員工,需要學(xué)習(xí)的內(nèi)容比較多,可以在收藏夾 中新建文件夾,存放各個(gè)方面的學(xué)習(xí)內(nèi)容。同時(shí),常用的工具或查詢網(wǎng)站也可單獨(dú)分類收藏, 如常用的查詞網(wǎng)站Bing等。這樣的話每次打開瀏覽器,一鍵直達(dá),不需要反復(fù)搜索或查詢網(wǎng)址。




任務(wù)管理


從翻譯任務(wù)管理角度來說,主要包括兩點(diǎn):一是具體任務(wù)管理,二是大型項(xiàng)目分工。對(duì)于每次的翻譯任務(wù),可以建立一個(gè)獨(dú)立的文件夾,并根據(jù)序號(hào)、電子流號(hào)、需求人、交付時(shí)間、任務(wù)名、任務(wù)類型等相關(guān)信息進(jìn)行命名歸檔,并在文件夾中建立原稿、譯稿、同行檢視等 其他子文件夾進(jìn)行翻譯件的歸檔,方便后續(xù)查找和回溯。


隨著經(jīng)驗(yàn)的積累,新員工也會(huì)逐步開始擔(dān) 任大型翻譯項(xiàng)目的owner,這會(huì)涉及到任務(wù)的分工與統(tǒng)籌。在分工時(shí),建議在Word或者Excel中描述分工說明,比如有多個(gè)文件需要翻譯時(shí),可以在Excel中列出每個(gè)文件的交付時(shí)間、譯員、規(guī)模、完成進(jìn)度等信息,中途更新項(xiàng)目進(jìn)展時(shí),也可直接在表格中刷新,整理和管理 起來更加輕松。同時(shí),分工表還可以復(fù)用于其他任務(wù),直接替換表中信息即可。對(duì)比直接在開工郵件中輸入分工信息的方式,這樣可以避免因?yàn)猷]件中途卡死而導(dǎo)致編輯內(nèi)容消失的問題。Excel中的內(nèi)容也可直接拷貝到郵件中。




工作習(xí)慣


還有一點(diǎn)則是日常的工作習(xí)慣。每次電腦開機(jī)后,可以將常用的文件夾、工具、Trados或其他翻譯軟件,以及常用的瀏覽器網(wǎng)址全部打開,需要使用的時(shí)候,即點(diǎn)即用。


工作中有許多看似不起眼的小細(xì)節(jié),其實(shí)非常有助于效率的提升。當(dāng)然,最主要的還是需要大家學(xué)習(xí)積累足夠的專業(yè)知識(shí),在翻譯中運(yùn)用起來,才能做到游刃有余。并在保證質(zhì)量的同時(shí),不斷提高翻譯效率,提升自己的能力。